Biorąc pod uwagę znaczenie, jakie organizacje przywiązują do generowania relacji w prasie, ważne jest posiadanie strategii i wykwalifikowanych specjalistów, którzy wykonują krytyczne zadania. Przygotowanie osób, którym powierzono rozmowę z dziennikarzami, ma kluczowe znaczenie dla tych wysiłków z pięciu powodów.
1. Szkolenie z przeprowadzaniem wywiadów w mediach pomaga osobom rozwijać umiejętności, dzięki którym można być bardziej produktywnym podczas dawania i odbierania reporterom. Przeprowadzanie wywiadu przez reportera to nie tylko kwestia odpowiadania na pytania na pamięć, przy jednoczesnym przyjmowaniu postawy obronnej. Obowiązkiem rzeczników jest przejęcie inicjatywy, aby opowiedzieć historię organizacji z jej perspektywy. Aby to zrobić, rzecznicy muszą znać takie rzeczy, jak sposób pracy reporterów, środowiska redakcyjne, w których działają, rodzaje pytań, które mogą zadać, oraz ich indywidualne pochodzenie.
2. Przeszkoleni rzecznicy pomagają organizacji przyciągnąć większą uwagę mediów. Przeprowadzanie wywiadu przez reportera nie oznacza, że ktoś jest cytowany, a nawet wyłania się z tego historia. W związku z tym udany program szkoleniowy dotyczący wywiadów w mediach powinien również uwzględniać to, co jest źródłem wiadomości z perspektywy dziennikarza. . Wyposażeni w taką wiedzę, rzecznicy mogą skoncentrować swoje komentarze na tym, czego chcą dziennikarze, proponować pomysły na historie, odsyłać reporterów do innych zasobów i, krótko mówiąc, stać się cennymi zasobami, z których reporterzy korzystają raz po raz.
3. Trening medialny poprawia uwagę mediów. Organizacje chcą relacji w mediach, które odzwierciedlają, tak dalece, jak to możliwe i praktyczne, główne przesłania – innymi słowy, główne punkty, które organizacja chce, aby czytelnicy/widzowie/słuchacze uzyskali z relacji. Szkolenie to najlepszy sposób na zapewnienie rzecznikom opanowania tych kluczowych przesłań i umiejętnego wplecenia ich w odpowiedzi na pytania reporterów.
4. Trening medialny zwiększa szansę, że to, co chcesz przekazać, zostanie omówione. Osoby z jakiejkolwiek grupy odbiorców nie są w stanie zrozumieć celu Twojej komunikacji, jeśli nie wiesz, co chcesz powiedzieć. Szkolenie medialne zmusza organizację do wyjaśnienia, co i jak chce powiedzieć, zwiększając prawdopodobieństwo, że reporter zrozumie te komunikaty i najlepiej będzie, gdy przedstawi dokładniejsze informacje o organizacji.
5. Szkolenie medialne kształci rzeczników w zakresie typowych wyzwań związanych z relacjami z mediami. Istnieje wiele mitów na temat sposobu pracy dziennikarzy i kluczowej roli, jaką w procesie redakcyjnym odgrywają profesjonaliści ds. relacji z mediami. Szkolenie zaprasza rzeczników do tego procesu i zapoznaje ich ze sztuką i nauką budowania produktywnych relacji z reporterami oraz ich istotną rolą. Co być może ważniejsze, kluczowi gracze w organizacji zaczynają uwzględniać kwestie medialne w swoim myśleniu jako produkt uboczny kompleksowego programu szkoleniowego, przynoszącego całej organizacji korzyści z dążenia do poruszania się w świecie bogatym w media.